Szervezeti változás előtt áll? A leltár nem várhat.
Amikor egy intézmény fenntartója, felügyeleti szerve vagy szervezeti kerete megváltozik, az eszközök és a vagyon átadása jogi kötelezettség — és komoly kockázatforrás, ha nincs rendesen dokumentálva.
Ki a felelős azért az eszközért, amelyik nincs a listán? Mi történik, ha az átadáskor hiányzik valami, ami a nyilvántartásban szerepel? Ezeket a kérdéseket sokkal könnyebb megelőzni, mint utólag megválaszolni.
Mit jelent az átadás-átvételi leltár?
Az átadás-átvételi leltár egy tételes, helyszíni fizikai felmérés, amely rögzíti az intézmény valamennyi tárgyi eszközének tényleges állapotát, helyét és felelősét az átadás időpontjában.
Ez egyszerre védi:
- az átadó szervezetet — mert dokumentáltan, tiszta állománnyal adja át a vagyont
- az átvevő szervezetet — mert pontosan tudja, mit vett át és milyen állapotban
- az érintett munkatársakat — mert a felelősség egyértelműen rögzített
Miért külső szakértő?
Mert az átadás-átvételi leltárt pontosan akkor kell elvégezni, amikor az intézménynek legkevesebb kapacitása van rá: a szervezeti átalakulás közepén, határidőkkel, párhuzamosan futó adminisztratív terhekkel.
Egy külső, független leltározó csapat:
- nem érdekelt egyik fél sikerében sem
- nem függ az átadó vagy az átvevő szervezettől
- gyorsan mobilizálható, határidőre dolgozik
- hiteles, aláírt dokumentációt ad át mindkét félnek
Tapasztalatunk ilyen helyzetekben
Nem ismeretlen számunkra ez a feladattípus. Részt vettünk a NAV és a Pénzügyőrség egyesítésekor végrehajtott vagyonátadó leltárban — milliós tételszámban. Ez pontosan az a helyzet, ahol a sebesség, a pontosság és a dokumentáció egyszerre számít.
Emellett elvégeztük a Terrorelhárítási Központ leltározását kétszer egymás után — olyan környezetben, ahol a belépéshez biztonsági átvilágítás kell, és ahol a tévedés nem opció.
Az átadás-átvételi leltárcsomag tartalma
1. Gyorsított előkészítés
Az átalakulással járó időnyomást ismerjük. Az előkészítési fázist — állományellenőrzés, helyszínbejárás, ütemterv — a szokásosnál rövidebb idő alatt elvégezzük.
2. Teljes körű fizikai felvétel
Minden helyiség, minden eszköz, szobára és személyre bontva. Vonalkód-olvasóval, saját eszközökkel és személyzettel.
3. Átadás-átvételi dokumentáció
Mindkét fél által aláírható, jogilag használható leltárjegyzék — az állomány aktuális állapotával, a hiányokkal és a különbözetekkel együtt.
4. Rendszerbe visszatöltés
Az eredményt az átvevő szervezet által használt rendszerbe (Forrás, SAP, ECOSTAT vagy más) visszavezetjük — hogy az új fenntartó ne nulláról kezdje a nyilvántartást.
Mikor érdemes megkeresni minket?
Minél korábban, annál jobb — de ha a határidő szoros, azzal is tudunk dolgozni. Felvettük a kapcsolatot olyan ügyfelekkel is, ahol az átadásig kevesebb mint négy hét maradt.
Ha most olvas minket, valószínűleg nem érdemes tovább várni.
Kérjen egyedi ajánlatot
Mondja el az intézmény méretét, a helyszínek számát és az átadás tervezett időpontját — mi 24 órán belül visszajelzünk.
vonalkodosleltar.hu 