Az 5 legnagyobb leltározási hiba, amit költségvetési szervek évről évre elkövetnek

Az 5 legnagyobb leltározási hiba, amit költségvetési szervek évről évre elkövetnek — és hogyan kerüljük el őket.

Tíz év, több tucat projekt, százezer feletti tételszámok.

Látunk mindent.

És sajnos ugyanazokat a hibákat látjuk újra és újra — intézménytől, mérettől, rendszertől függetlenül.

Íme az 5 leggyakoribb:

1. A személyi leltár nincs kész, mire a fizikai leltár kezdődik.
Ha nem tudod, kinek mi a felelőssége papíron, a fizikai felvétel csak kaosz dokumentálása lesz.

2. A leltározókat nem képzik le az intézmény saját rendszerére.
Mindegy, hogy Forrás, SAP vagy valami házilagos Excel-megoldás — ha a leltározó nem ismeri, adatot rögzít, de nem olyat, ami később használható.

3. A leltár célja: “meglegyen” — nem az, hogy stimmeljen.
Sok helyen a leltározás adminisztratív kötelezettség, nem valódi vagyonellenőrzés. Az eredmény: könyvelés és valóság évek óta nincs szinkronban.

4. Nincsenek egyértelműen kijelölt tárhely-kódok.
Egy eszköznek lehet neve, lehet sorozatszáma — de ha nem tudod, hogy hol van, a leltár fele értelmetlen.

5. A kiértékelést utólag próbálják megoldani, nem közben.
A különbözeteket nem az elvégzett leltár után kell kezelni. Aki ezt az utolsó napra hagyja, az az utolsó napot sírva tölti.

Ezeket a hibákat mi is láttuk — és segítettünk kijavítani őket.

Ha idén leltár előtt állsz és nem szeretnél felesleges kört futni, írj nekünk.