Szerző: eddieofalhana

Új közintézményi vezetőként az első hetekben sok dolog érkezik egyszerre. A jogszabály egyik követelményéről, ami az első naptól ketyeg, érdemes az elejétől tudni: a 93/2018. (V. 4.) Korm. rendelet szerinti átadás-átvételi eljárás.

Mire vonatkozik?

A 93/2018. Korm. rendelet a központi államigazgatási szervek és más szervek átalakítása, valamint a vezető személyének változása esetén lefolytatandó átadás-átvételi eljárást szabályozza. Ez utóbbi kategória kevésbé ismert: nem csak intézmény-összevonáskor, hanem már akkor is, amikor pusztán a vezető cserélődik, kötelező átadás-átvételi eljárást folytatni.

Az eljárásnak rövid határidő áll rendelkezésre. Ezért érdemes az első héten tudni, hogy mire kell felkészülni.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Az átadás-átvétel három párhuzamos területet érint:

• Tárgyi eszközök — tételes leltár, jegyzőkönyv, mellékletek, felelősségi nyilatkozatok.
• Iratok — iratjegyzék, az 1995. évi LXVI. törvény szerinti köziratokra vonatkozó kötelezettségekhez.
• Folyamatban lévő ügyek — szerződések, megbízások, közbeszerzések állapota.

A 4 leggyakoribb hiba, amit látunk

1. Az új vezető a leltáradatot „rendben” állapotúnak fogadja el a régi vezetőtől. Később derül ki, hogy az analitika és a főkönyv között évek óta meglévő különbözet áll fenn — és most már az új vezető felelőssége.
2. A 0 Ft-ra leírt eszközöket leselejtezik az átadás előtt. Pedig sok esetben fizikailag még működnek és az új vezetés használná őket. A helyes eljárás: bruttó értéken átadás, mérlegen kívüli (0. számlaosztály) nyilvántartás-átvezetés.
3. Az iratjegyzéket egyáltalán nem készítik el. Pedig az 1995. évi LXVI. törvény ezt kötelezően írja elő, és a Magyar Nemzeti Levéltár felé bejelentési kötelezettség is van.
4. A vagyonkezelői jog átszállása nem kerül külön rögzítésre a jegyzőkönyvben. Hónapokkal később derül ki, hogy a tulajdonjog és a vagyonkezelői jog nem ugyanott van.

Mit tehet az új vezető az első hetekben?

1. Kérje el a meglévő tárgyi eszköz leltáradatot — Forrásból, ECOSTAT-ból, SAP-ból vagy más rendszerből.
2. Egyeztesse a gazdasági vezetővel: mikor volt az utolsó teljes körű fizikai leltár, és milyen állapotú.
3. Nézze meg, van-e elhelyezett határidő a 93/2018. Korm. rendelet szerinti eljárásra.
4. Döntse el: a fizikai leltár megismétlése szükséges-e (ha a meglévő nyilvántartás megbízhatatlan), vagy elegendő a meglévő adatból a hivatalos dokumentációs csomag összeállítása.

Hogyan tudunk segíteni?

18 éve foglalkozunk vonalkódos leltározással és átadás-átvételi munkákkal. Két csomagot kínálunk:

• Átadás-átvételi leltár — a fizikai felvételt is mi végezzük, 2–6 hét alatt.
• Átadás-átvételi dokumentáció — ha a leltáradat rendben van, mi adjuk a hivatalos csomagot 1–2 hét alatt.

Mindkettő térítésmentes 30 perces telefonos konzultációval indul. Megbízóink között van a Budapesti Komplex és a Budapesti Műszaki Szakképzési Centrum.

📞 +36 30 638 0462
✉ karika.sarolta@vonalkodosleltar.hu

Ez a tartalom tájékoztató jellegű, nem helyettesíti a szakjogászi vagy szakkönyvelői véleményt. A jogszabályi hivatkozások a 2026. május 15-i állapot szerint értendők.

Amikor azt mondjuk, hogy „20 éves tapasztalatunk van a Forrás rendszerben”, azt a legtöbb cég mondhatja el magáról, amelyik elég régóta dolgozik a közszférával.

De mi nem csak felhasználók vagyunk.

Üzletágvezetőnk — aki ma a vonalkódos leltározási projektjeinket vezeti — korábban a Griffsoft Zrt. alkalmazottja volt. Az ő feladata volt a Forrás vállalatirányítási rendszer vonalkódos leltározási alrendszerének kidolgozása, tervezése és fejlesztésének felügyelete.

Ami ma a Forrásban a vonalkódos leltározást lehetővé teszi — annak egy részét ő tervezte meg.

Ez nem önreklám. Ez kontextus. Mert ebből következik minden, amit az alábbiakban leírunk.

---

Mi az a Forrás, és miért fontos?

A Forrás egy magyar fejlesztésű vállalatirányítási és vagyongazdálkodási rendszer, amelyet elsősorban közszférás intézmények — önkormányzatok, iskolák, állami szervek, költségvetési szervezetek — használnak tárgyi eszközeik és készleteik nyilvántartására.

Ha közszférás szervezetnél dolgozol Magyarországon, szinte biztos, hogy találkoztál már Forrással — vagy találkozni fogsz.

A rendszer erős. Tud olyasmit, amiről sok felhasználójának fogalma sincs. Az analitikus nyilvántartás, a leltározási modulok, a tárhely-kezelés, az amortizációszámítás — mind ott van, ha valaki tudja, hol kell keresni.

A gond az, hogy a legtöbb szervezet a Forrás töredékét használja. Nem rosszindulatból. Egyszerűen azért, mert nem volt senki, aki megmutatta volna a többit.

---

A szoftver tud. Az adatok nem mindig.

A Forrásban a leltározás elvi alapja egyszerű: minden eszköznek van egy egyedi azonosítója, egy tárolási helye, egy felelőse és egy könyv szerinti értéke. Ha ezek stimmelnek a valósággal, a könyvelés és a fizikai állomány szinkronban van.

Ha nem stimmelnek — és általában nem stimmelnek —, ott kezdődik a probléma.

A leggyakoribb esetek, amikkel találkozunk:

1. A tárhelykódok nincsenek karbantartva.
A rendszerben van „raktár” és „iroda” — de az, hogy melyik iroda, melyik emeleten, az már régen nincs naprakészen. Az eszközök „lebegnek” a rendszerben.

2. Az analitikus állomány nem egyezik a főkönyvvel.
Ez a klasszikus: a könyvelés tudja, hogy van X millió forint értékű eszközállomány. Az analitika mást mutat. A különbözet „valahogy keletkezett” — és senki nem akarja felgöngyölíteni.

3. A selejt nincs kivezetve.
Évek óta a rendszerben van egy szerver, amit 2015-ben kidobtak. Egy projektor, amelyik már rég a kukában van. Nyilvántartva mint aktív eszköz, amortizálva mint valódi vagyon.

4. Személyi leltár nincs, csak eszközleltár van.
A Forrás tudja kezelni azt is, hogy melyik eszköz kinek van kiadva. Sok helyen ezt a funkciót sosem vezették be — holott ez az egyik legfontosabb kontroll.

---

Mit jelent a valódi Forrás-tapasztalat?

Nem azt, hogy tudunk belépni a rendszerbe, és el tudjuk indítani a leltározási modult.

Azt jelenti, hogy:

• Tudjuk, hogyan épül fel az analitikus állomány — és meg tudjuk mondani, hol van benne a hiba, mielőtt elkezdenénk a fizikai leltárt.
• Tudjuk, milyen sorrendben kell elvégezni a lépéseket — a személyi leltártól a fizikai felvételen át a kiértékelésig —, hogy a végeredmény importálható legyen vissza a rendszerbe hibátlanul.
• Tudjuk, mi az, amit a Forrás nem tud megoldani egyedül, és ott emberi döntés kell — például összepárosítható többlet-hiány tételeknél.
• Tudjuk, hogyan kell kommunikálni az adatokat a könyvelőkkel, hogy a leltárzárás ne tartson három hónapig.

Ez nem tankönyvből jön. Ez abból jön, hogy sok százezer tételt leltároztunk Forrás-os környezetben — és az alrendszer egyes részeit a mi emberünk tervezte.

---

Egy konkrét példa

Az egyik legnagyobb projektünkben egy több telephelyes, több ezer fős szervezet Forrás-állományát kellett rendbe tenni — miközben párhuzamosan zajlott a fizikai leltárfelvétel is.

A helyzet: az analitika és a főkönyv között évek óta halmozódó különbözet állt fenn. A fizikai leltár önmagában nem oldotta volna meg — ahhoz az analitikus állomány tisztítása is kellett.

Amit csináltunk: párhuzamosan dolgoztunk a rendszerben és a terepen. A vonalkód-olvasókkal rögzített adatokat napi rendszerességgel töltöttük vissza a Forrásba, és minden egyes nap látható volt a haladás — mind a megrendelőnek, mind nekünk.

A végén a különbözetek egy kezelhetően kis részévé csökkent annak, amivel kezdtük.

---

Miért írtuk ezt meg?

Mert a Forrás-tapasztalat a piacon elég inflált fogalom.

Sok cég mondja, hogy „dolgoznak Forrással”. Kevesebben mondják el, hogy pontosan mit is csinálnak benne. Még kevesebben értenek a rendszer felépítéséhez annyira, hogy a leltározást ne csak elvégezzék, hanem a visszatöltéstől a kiértékelésig az egészet koordinálják.

Mi ezt tudjuk.

Ha Forrás-os környezetben állsz leltár előtt — akár első alkalommal, akár már volt néhány kevésbé sikeres kísérlet —, szívesen megbeszéljük, mi lenne a leghatékonyabb megközelítés.

Díjmentesen. Telefonon is.

📞 +36 30 638 0462

✉ karika.sarolta@vonalkodosleltar.hu

Sokan azt hiszik, hogy a vonalkódos leltározás azt jelenti: valaki elsétál egy polc mellett, és kész.

---

Nem egészen így működik.

A vonalkód egy eszköz. Mint a kalapács — attól, hogy van kalapácsod, még nem épül fel a ház magától.

Amit a vonalkód (vagy QR-kód, vagy RFID) valójában ad:

📌 Sebesség — töredék annyi idő alatt végzünk, mint kézzel

📌 Pontosság — nincs félreolvasás, nincs „azt hiszem ez az”

📌 Nyomon követhetőség — minden eszköznek van helye, gazdája, státusza

📌 Visszakereshetőség — egy év múlva is tudod, mi volt hol

De mindehhez kell:

• egy rendesen felcimkézett eszközállomány
• egy olyan rendszer, amibe az adatok kerülnek (Forrás, SAP, vagy más)
• és valaki, aki érti, hogyan kell ezt a két világot összehozni

Mi ezt csináljuk. 2008 óta. Vonalkódos, QR-kódos, RFID-es és NFC-alapú leltározással egyaránt — attól függően, mi illik az adott helyzethez.

Nem a technológia a lényeg. A lényeg, hogy a végén az adat és a valóság ugyanolyan legyen.

Mi erre törekszünk. Minden egyes projektnél.

Ismerje meg szolgáltatásainkat.

105 000 eszköz. Egy szezon. Egy szakképzési centrum, rengeteg helyszín, és nulla csúszás.

---

2018-ban a Budapesti Komplex Szakképzési Centrum megbízott minket a teljes intézményrendszerük tárgyi eszközeinek leltározásával.

105 000 eszköz.

Nem 1050. Százezerötszáz.

Iskolák, műhelyek, tantermi eszközök, IT-infrastruktúra — szétszórva Budapest különböző pontjain.

Amit ilyenkor csinálni kell:

✅ Előkészítés: megismerni a rendszert, a helyszíneket, a felelősöket

✅ Ütemterv: ki, mikor, hol, mit leltároz — és ezt be is tartani

✅ Képzés: a helyi személyzettel együttműködni, nem helyettük dolgozni

✅ Folyamatos visszajelzés: a megrendelő minden nap tudja, hol tartunk

✅ Kiértékelés: nem csak összeszámolni, hanem a különbözeteket is kezelni

A végén? Rendezett állomány, igazolt teljesítés, elégedett megrendelő.

Ezt nem lehet megcsinálni felkészülés nélkül. És nem lehet megcsinálni olcsón sem — de meglepően olcsóbban, mint gondolnád.

Ha nagy leltár előtt állsz és fogalmad sincs, hol kezdd, keress minket.

Az SAP azt mondja: 47 db laptop, 3. emelet, B szárny.
A valóság: 31 db laptop, ebből 4 törött, kettő pedig valaki otthonában van már két éve.

---

Nem viccelünk. Ilyet látunk.

Az SAP egy kiváló rendszer. Pontosan annyira kiváló, amennyire pontosan töltik fel.

A probléma nem a szoftver. A probléma az, hogy a fizikai valóság és a digitális nyilvántartás között ott van az emberi tényező — és az emberi tényező néha hazaviszi a laptopot.

Amit mi csinálunk: fizikailag végigmegyünk minden helyiségen, minden eszközön. Vonalkód-olvasóval, nem emlékezetből. Az olvasott adatot összevetjük az analitikai állománnyal. Ami stimmel, az stimmel. Ami nem, arra van egy folyamat.

SAP rendszerben már 3 szakképzési centrum (összesen 34 iskola) leltárát végeztük el — nulladik, „cimkéző” leltárként, ahol előtte szinte semmi nem volt kódolva.

Az eredmény? Utána az SAP és a valóság ugyanarról beszél.

Ez a cél. Nem több, nem kevesebb.

Van SAP-os leltározási kihívásod? Keress minket.

Az 5 legnagyobb leltározási hiba, amit költségvetési szervek évről évre elkövetnek — és hogyan kerüljük el őket.

---

Tíz év, több tucat projekt, százezer feletti tételszámok.

Látunk mindent.

És sajnos ugyanazokat a hibákat látjuk újra és újra — intézménytől, mérettől, rendszertől függetlenül.

Íme az 5 leggyakoribb:

1. A személyi leltár nincs kész, mire a fizikai leltár kezdődik.
Ha nem tudod, kinek mi a felelőssége papíron, a fizikai felvétel csak kaosz dokumentálása lesz.

2. A leltározókat nem képzik le az intézmény saját rendszerére.
Mindegy, hogy Forrás, SAP vagy valami házilagos Excel-megoldás — ha a leltározó nem ismeri, adatot rögzít, de nem olyat, ami később használható.

3. A leltár célja: “meglegyen” — nem az, hogy stimmeljen.
Sok helyen a leltározás adminisztratív kötelezettség, nem valódi vagyonellenőrzés. Az eredmény: könyvelés és valóság évek óta nincs szinkronban.

4. Nincsenek egyértelműen kijelölt tárhely-kódok.
Egy eszköznek lehet neve, lehet sorozatszáma — de ha nem tudod, hogy hol van, a leltár fele értelmetlen.

5. A kiértékelést utólag próbálják megoldani, nem közben.
A különbözeteket nem az elvégzett leltár után kell kezelni. Aki ezt az utolsó napra hagyja, az az utolsó napot sírva tölti.

Ezeket a hibákat mi is láttuk — és segítettünk kijavítani őket.

Ha idén leltár előtt állsz és nem szeretnél felesleges kört futni, írj nekünk.

Kiértékelés során összesítjük a felvétel során keletkezett adatokat, így Ön egy pontos adatbázist kap arról, hogy a szervezet anyagi tulajdonnal bíró eszközei pontosan hol helyezkednek el. A későbbiekben nyomon követhető a mozgásuk, és a felelőtlen eszközhasználat tényére, valamint az esetleges elfekvő készletekre is is fény derülhet.